効率を上げる秘訣

効率をアップする方法は色々ありますが、誰でもすぐに始められて、 効果も高い方法をご存知でしょうか?

それは、締め切り時間を設けることです。

私たちは、制限時間があるから、それまでにやろうという気持ちになります。

もし、時間がいくらでもあるのなら、ダラダラと時間を使ってしまい、 効率がかなり悪くなるでしょう。

この、締め切り時間を設けるというテクニックは、仕事術、勉強法、 生産性、時間管理、創造性などの本を読むと、共通して出てきます。

例えば、仕事術、勉強法などテーマで多数のベストセラーを出している、 精神科医の和田秀樹氏は、著書の中で以下のように書いています。

私自身、締め切りがないと、勉強量、仕事量は 現在の何分の一にもなってしまうだろう。 締め切りがあるからこそ、頑張るかという気持ちになれるのである。 これはどんな勉強、仕事にも共通することだ。

また、イギリスの政治学者、パーキンソンが提唱した 「パーキンソンの法則」というものがあります。

その第1法則は、「仕事の量は、与えられた時間いっぱいにまで伸びる」というものです。

このことは、誰にでも身に覚えはあるのではないでしょうか?

私の例で言えば、今日中に仕上げなければならない仕事があり、 始める前は余裕で終わるだろうと思っていましたが、 思わぬ出来事により、結局、丸一日かかったということがありました。

期限に余裕があると、どうしても他のことをしてしまったり、 集中力が失われたりするものです。

だから、制限時間がなかったり、余裕たっぷりの制限時間ではなく、 適度な時間制限を設けることで、効率を上げることができるのです。

制限時間設定のコツ

制限時間設定のコツは、無理のない時間に設定することです。

普段1時間かかる仕事を、30分の時間制限でやろうとしてもうまく行かないでしょう。

「やっぱりダメだったか」と、思ってやらなくなってしまうのが関の山です

普段1時間かかる仕事なら、まずは50分くらいでしょうか。
自分の能力で出来るか、出来ないか、ギリギリのライン、 頑張ってやれば何とかできるのではないかという時間に 設定するのが良いコツです。

こうすることで、チャレンジ精神が生まれ、やる気が上がります。
また、ギリギリになると集中力が上がるという「終末効果」も働き、 効率がアップします。 

タイムアタック

私は、昔から効率的なことが好きなので、「タイムアタック」と称して、 タイムを縮めたり、時間内に終わらせたりすることを取り入れています。

仕事では、To Doリストのタスク欄の横に、 制限時間と結果を書く欄を設けたオリジナルの To Doリストフォーマットを使っています。

仕事にとりかかる前に、制限時間を書いて、 タイマーをセットし、その結果を書くのです。

読書でも、内容やページ数に合わせて、 読書シートに読了目標時間を設定してから、 本を読みます。

読了後、読書シートに実際の読了時間を書きます。
目標時間を決め、タイマーを使って時間内に終わらせるようにすると 効率は上がりますし、時間内にどれだけ早く終わらせられるかという ゲーム感覚も取り入れられるので、楽しみにもなります。

そして、時間設定を設けて、何かを行うということを何度も繰り返し行うと、 時間に対する見積もりの精度が上がっていきます。

時間管理グッズ

私は、制限時間の管理に、CANONのクロック&タイマー「CT-40」という、 キッチンタイマーを使っています。

普通のキッチンタイマーは、最大99分までというものが多いのですが、 こちらは約10時間(9時間59分59秒まで)のタイマーと、 アラームも併用して使えるので重宝しています。

スマホのタイマーでも良いのではないかと聞かれることもありますが、 私はキッチンタイマーをお勧めします。

スマホのタイマーだと、わざわざ画面を表示させなければいけないので、 その時にひと手間必要ですし、集中力がそがれてしまいます。

私は、短時間で集中しておこなう時は、着信音などで 気を散らす原因となるスマホを近くに置かないようにしているので、 キッチンタイマーを使うのがベストだと思っています。

まとめ

時間制限を設けると、仕事や勉強の効率が上がります。

時間制限をすることは、無駄が減る、集中力が高まる、 自己の能力が上がる、ゲームの要素を入れられるなど 様々なメリットがあります。

制限時間の管理には、残り時間が一目で確認できる、 キッチンタイマーを使うことをお勧めします。

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